8 Lý Do Tổ Chức Của Bạn Cần Chữ Ký Điện Tử Ngay Bây Giờ

Bối cảnh nghề nghiệp đã thay đổi rất nhiều trong những năm gần đây, với các tổ chức vừa và nhỏ phải thích nghi để duy trì tính cạnh tranh. Công nghệ chữ ký điện tử là một phần thiết yếu của quá trình phát triển đó vì nó giúp thúc đẩy các giao dịch đóng cửa nhanh hơn, rút ngắn thời gian thu được doanh thu, tăng khả năng hiển thị trong quản lý tài liệu, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và tăng cường bảo mật.

Dưới đây là tám lý do để bắt đầu sử dụng DocuSign eSignature ngay hôm nay./p>

1. Giảm chi phí

Tiết kiệm chi phí đã trở thành ưu tiên hàng đầu trong xu hướng kinh tế hiện nay và nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm các sản phẩm có thể tối đa hóa lợi tức đầu tư của họ. Các giải pháp chữ ký điện tử có thể tiết kiệm trung bình $36 cho mỗi tài liệu khi tính đến giấy, in ấn, bưu chính và lưu trữ. Nó cũng loại bỏ các chi phí liên quan đến lỗi của con người hoặc trong trường hợp tài liệu thiếu thông tin cần thiết. Các hợp đồng mắc lỗi như vậy có thể tốn chi phí xử lý gấp bốn lần so với những hợp đồng được gửi chính xác lần đầu tiên.

Khách hàng của chúng tôi bao gồm nhà cung cấp máy móc công nghiệp và môi trường Flowserve, đã sử dụng Chữ ký điện tử để tiết kiệm và giảm 40% phí pháp lý.

2. Trải nghiệm khách hàng tốt hơn

Tạo điều kiện thuận lợi cho trải nghiệm tích cực của khách hàng là một phần quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp thành công và chữ ký điện tử có thể trợ giúp với các tính năng thông minh giúp sử dụng đơn giản. Với chữ ký điện tử, khách hàng có thể ký và gửi lại tài liệu chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc chạm ngón tay từ bất kỳ đâu trên thế giới, trên hầu hết mọi thiết bị. Khả năng đảm bảo tính dễ sử dụng đã được chứng minh là có hiệu quả, với 57% doanh nghiệp sử dụng công nghệ chữ ký điện tử cho biết sự hài lòng của khách hàng đối với quy trình thỏa thuận kỹ thuật số đã tăng lên.

3. Cải thiện năng suất

Các giải pháp chữ ký điện tử hoàn toàn tự động hóa quy trình làm việc của tài liệu, hợp lý hóa việc thực hiện hợp đồng và tăng năng suất của nhân viên. Khách hàng của DocuSign đã đạt được lợi ích ngay lập tức khi Thermo Fisher sử dụng chúng để tạo quy trình làm việc tuân thủ và hiệu quả hơn.

Sau khi triển khai DocuSign Agreement Cloud, công ty cung cấp có trụ sở tại Massachusetts đã phát hiện ra rằng các quy trình truyền thống tốn nhiều thời gian giờ đây có thể được hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn. Chẳng hạn, thời gian trung bình cho một chu kỳ tạo quy trình vận hành tiêu chuẩn đã giảm từ sáu tuần xuống còn hai tuần và việc bắt đầu kiểm soát thay đổi hiện chỉ mất chưa đến 10 ngày so với năm tuần.

4. Ít lỗi và sai sót xảy ra hơn.

Các doanh nghiệp gặp ít lỗi hơn bằng cách tự động hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng với việc tạo tài liệu, tích hợp, quy trình làm việc và trung tâm lưu trữ thỏa thuận. Bởi vì giải pháp chữ ký điện tử hướng dẫn người ký thông qua một tài liệu nên các lỗi và sai sót sẽ giảm đi. Trung bình, chữ ký điện tử dẫn đến ít lỗi hơn đến 49%.

5. Tăng cường quyền riêng tư và bảo mật

Chuyển hợp đồng vật lý từ người ký này sang người ký khác, đặc biệt là trong trường hợp có nhiều chữ ký, làm tăng nguy cơ vi phạm quyền riêng tư. Ngược lại, chữ ký điện tử giữ cho tài liệu được lưu trữ an toàn ở một vị trí kỹ thuật số và có thể theo dõi các thay đổi của hợp đồng trong suốt quá trình ký kết. Quy tắc định tuyến có thể được chỉ định để người ký có quyền truy cập theo thứ tự ủy quyền, bảo vệ tài liệu khỏi bị giả mạo trong quá trình ký.

Và không giống như chữ ký sống, chữ ký điện tử cũng đi kèm với một bản ghi điện tử đóng vai trò là dấu vết kiểm toán và bằng chứng của giao dịch. Quá trình kiểm tra bao gồm lịch sử các hành động được thực hiện với tài liệu, bao gồm các chi tiết về thời điểm tài liệu được mở, xem và ký. Nếu một trong những người ký tranh luận luận về chữ ký của họ hoặc nếu có bất kỳ câu hỏi nào về giao dịch, thì quá trình kiểm tra này có sẵn cho tất cả những người tham gia giao dịch.

6. Giảm nhu cầu lưu trữ tài liệu giấy

Nhiều giải pháp chữ ký điện tử cung cấp dung lượng lưu trữ kỹ thuật số không giới hạn giúp dễ dàng tìm và truy xuất tài liệu, do đó bạn không còn phải để dành dung lượng lưu trữ cho các hợp đồng, thỏa thuận và các tài liệu khác đã ký.

Vì tất cả các tài liệu DocuSign được lưu trữ trong một kho lưu trữ trung tâm, nên việc sử dụng kỹ thuật số cũng giúp giảm nguy cơ mất hoặc hủy tài liệu bản cứng.

7. Triển khai nhanh chóng

Nhiều giải pháp chữ ký điện tử phù hợp một cách trơn tru vào quy trình làm việc của bạn và hoạt động cùng với các công cụ bạn đã sử dụng. Điều này cho phép bạn triển khai chữ ký điện tử cho các quy trình kinh doanh một cách nhanh chóng. DocuSign cung cấp nhiều nguồn tài nguyên mạnh mẽ để giúp nhóm của bạn thiết lập và vận hành thành công chữ ký điện tử bao gồm một tổ chức lớn khách khách hàng thành công, cung cấp các dịch vụ triển khai, cùng các lớp học trực tiếp và trực tuyến, cũng như hỗ trợ 24/7.

8. Giảm dấu chân môi trường (environmental footprint)

Bằng cách thay thế tài liệu giấy bằng tài liệu điện tử, khách hàng của DocuSign đã tạo ra một tổ chức thân thiện với môi trường hơn bằng cách giảm tiêu thụ khoảng 55 tỷ tờ giấy, tương đương với gần 6 triệu cây xanh.

DocuSign eSignature đã làm giảm đáng kể sự phụ thuộc của các doanh nghiệp vào các phương pháp giao tiếp truyền thống, lỗi thời bằng cách cách mạng hóa cách chia sẻ, ký và lưu trữ tài liệu. Chữ ký điện tử loại bỏ nhu cầu in, fax, quét, gửi thư và lưu trữ tài liệu giấy bằng cách cung cấp quy trình ký tài liệu điện tử nhanh chóng, dễ sử dụng.

Nếu bạn chưa trải nghiệm các đặc quyền của chữ ký điện tử, hãy đăng ký dùng thử miễn phí.