6 คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ CLM

หากงานของคุณเกี่ยวข้องกับกระบวนการสัญญาในด้านใดก็ตาม คุณคงเคยได้ยินเกี่ยวกับการจัดการวงจรอายุสัญญา หรือ CLM โซลูชั่น คุณอาจทราบมาว่า CLM สามารถช่วยจัดการกับเรื่องท้าทายทั่วไปในกระบวนการสัญญาต่างๆ เช่น การมองเห็นสถานะ การควบคุมเวอร์ชัน หรือสัญญาการกำหนดเส้นทางไปยังฝ่ายที่เหมาะสมตามลำดับที่ถูกต้อง แต่จริงๆ แล้ว CLM คืออะไร และคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าองค์กรของคุณจะได้รับประโยชน์จากสิ่งเหล่านี้หรือไม่

เราได้พูดคุยกับลูกค้า DocuSign CLM เพื่อดูว่าพวกเขาสำรวจกระบวนการประเมิน CLM อย่างไร และคำถามทั่วไปที่พวกเขามี

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ CLM

1. คุณจะทราบได้อย่างไรว่าองค์กรของคุณต้องการ CLM

ข้อบ่งชี้ที่ชัดเจนที่องค์กรของคุณจะได้รับประโยชน์จาก CLM คือ หากกระบวนการสัญญาของคุณมักเกิดปัญหาคอขวดบ่อยครั้ง คุณพบว่าสัญญาของทีมคุณมักจะหยุดชะงักที่ขั้นตอนการสร้าง การอนุมัติ หรือการลงนาม ทำให้เกิดกระบวนการล่าช้าและประสบการณ์ที่ไม่ดี? นี่คือสิ่งที่ลูกค้า DocuSign หลายรายพบว่าปัญหาเหล่านี้ทำให้พวกเขาต้องพิจารณาถึง CLM

“ธุรกิจของเราใช้งาน Salesforce มาประมาณ 5 ปีแล้ว เเต่พวกเขาไม่ได้ใช้ระบบอย่างเต็มความสามารถ และจำเป็นต้องจ้างผู้ดูแลระบบ Salesforce เข้ามา ดังนั้นพวกเขาจึงจ้างฉัน ฉันได้ใช้เวลาประมาณหนึ่งหรือสองเดือนเท่านั้นจึงตระหนักได้ว่าผู้คนใช้ระบบในกระบวนการสร้างเอกสารที่ใช้เวลานานและต้องดำเนินการด้วยตนเองเป็นส่วนใหญ่ นี่เป็นแรงกดดันครั้งใหญ่ในเรื่องเวลา และเมื่อเราค้นพบ eSignature โดย DocuSign จึงได้พบว่ามีวิธีที่ง่ายกว่าในการกรอกเอกสารเหล่านี้ล่วงหน้ากับ Salesforce และทุกอย่างก็เพิ่มทวีขึ้นจากตรงนั้น เราค้นพบผลิตภัณฑ์ CLM จากการวิจัย” - กล่าวโดยคุณคิม วาร์โก ธนาคารเเห่งชาติไฟน์มาร์ค

“ก่อนเกิดโรคระบาด เราได้หารือเกี่ยวกับปัญหาบางประการในกระบวนการทำสัญญาที่เรากำลังประสบอยู่ โดยเฉพาะกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองจำนวนมาก และเราก็เริ่มคิดถึงโซลูชันเทคโนโลยีบางอย่างที่อาจช่วยเราได้ แน่นอนว่าการระบาดใหญ่ทำให้สถานการณ์ของเรารุนแรงขึ้น และมีส่วนทำให้เกิดการเคลื่อนไหวมากมาย เราถูกบังคับให้ย้ายเเรงงานทำงานส่วนใหญ่ของเราจากทางไกล และไม่ขึ้นตรงกับทุกกระบวนการที่ต้องพึ่งกระดาษและลายเซ็นหมึก เราจึงตัดสินใจเปลี่ยนไปใช้ DocuSign eSignature แล้วจึงได้เข้าใจตระหนักถึงปัญหาที่เรามีกับข้อตกลงการจัดการอีเมล” - คุณมิก มิทเชลล์หน่วยงานด้านสุขภาพของรัฐออริกอน

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีประเมินว่า องค์กรของคุณจะได้ประโยชน์จาก CLM หรือไม่

2. คุณจะโน้มน้าวผู้อื่นในองค์กรของคุณว่าการจัดการ CLM มีความสำคัญเป็นอันดับแรกได้อย่างไร

หากคุณจัดการกระบวนการสัญญาเป็นประจำ คุณน่าจะคุ้นเคยกับความท้าทายของกระบวนการทำสัญญาด้วยมือแบบไม่มีศูนย์กลาง แต่ผู้นำของคุณอาจไม่ตระหนักถึงผลกระทบของความท้าทายเหล่านี้ คุณจะสร้างความตระหนักรู้ถึงความจำของ CLM และผลกระทบทางธุรกิจที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างไร?

นี่คือวิธีที่ลูกค้า DocuSign ได้รับการสนับสนุนสำหรับการจัดการ CLM ในองค์กรของพวกเขา:

“กระบวนการโน้มน้าวผู้ที่เกี่ยวข้องกับการอธิบายประโยชน์ของการแก้ปัญหาในวิธีที่ดีที่สุดเท่าที่ฉันจะทำได้ในแง่ของคนธรรมดา วิธีที่ฉันวางตำแหน่งกระบวนการซื้อเป็นการภายใน คือโซลูชันนี้เหมาะสำหรับเราเนื่องจากเราพยายามลดกระบวนการ ทำให้รวดเร็วขึ้น ในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนดและปลอดภัย เราสามารถกำจัดแพลตฟอร์มการป้อนข้อมูลได้หลายแพลตฟอร์ม กำจัดข้อผิดพลาดในการพิมพ์ หรือข้อผิดพลาดด้านเอกสารที่ไม่ถูกต้อง การมีส่วนร่วมในอุตสาหกรรมที่การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ส่งผลให้คณะกรรมการจัดซื้อทราบภายใน” - คุณคิม วาร์โก, ธนาคารเเห่งชาติไฟน์มาร์ค

“มีข้อกังวลบางประการเกี่ยวกับการทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกกฎหมายและมีผลผูกพัน แต่ DocuSign ได้รับการรับรองอย่างสมบูรณ์และสามารถตอบคำถามเหล่านั้นได้รวดเร็วอย่างไม่น่าเชื่อ เราต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วเนื่องจากโรคระบาดทำให้กระบวนการของเราช้าลง การแสดงให้เห็นว่าความสามารถและผลกระทบที่ CLM มีต่อเวลาการประมวลผลของเราถือเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุด” - คุณมิก มิทเชลล์ หน่วยงานด้านสุขภาพแห่งออริกอน

ค้นหาแนวทางเพิ่มเติมได้ที่วิธีสร้างข้อเสนอกรณีธุรกิจสำหรับกระบวนการ CLM ใน eBook เล่มนี้.

3. อะไรคือความท้าทายหลักในการนำ CLM เข้ามาช่วยจัดการปัญหา?

DocuSign เมื่อเร็วๆนี้ได้ สำรวจผู้เชี่ยวชาญด้านการทำสัญญาทั่วโลก และพบเรื่องท้าทายต่างๆในการกำหนดเส้นทางสัญญาที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:

• รวบรวมลายเซ็นให้ทันเวลา
• การลงนามเอกสารใหม่เนื่องจากเกิดข้อผิดพลาด
• ลงนามตามลำดับที่ถูกต้อง
• การกำหนดเวลาในการดำเนินงาน
• การมองเห็นความเคลื่อนไหว/สถานะของเอกสาร
• การยืนยันตัวตนของผู้ลงนาม

ต่อไปนี้เป็นความท้าทายเฉพาะที่ลูกค้า DocuSign ต้องการแก้ไขเมื่อเริ่มพิจารณา CLM โซลูชั่น:

“กระบวนการทำสัญญาของเราก่อนหน้าเมื่อเทียบกับ CLM ค่อนข้างช้ามาก มีความยุ่งเหยิงมากมายที่ซ่อนอยู่ ซึ่งจำเป็นต้องได้รับการจัดการและจัดเรียงใหม่ นอกจากนี้ยังขาดความโปร่งใสโดยรวมเนื่องจากกระบวนการของเราต้องจัดการผ่านอีเมลเป็นหลัก งานส่วนใหญ่จะได้รับการแก้ไขด้วยการทำสัญญาและด้วยเวลาเฉลี่ยในการดำเนินการตามสัญญามากกว่า 90 วันขึ้นไป มันกำลังมาถึงจุดที่ต้องทำอะไรบางอย่าง” - คุณมิก มิทเชลล์ หน่วยงานด้านสุขภาพแห่งออริกอน

4. CLM โซลูชั่นสามารถทำงานร่วมกับระบบธุรกิจอื่นใดได้อีกบ้าง?

สิ่งหนึ่งที่พิเศษเกี่ยวกับกระบวนการทำสัญญา คือความเกี่ยวข้องกับหลายแผนกทั่วทั้งองค์กร อย่างไรก็ตาม ระบบที่แต่ละแผนกใช้มักไม่ได้เชื่อมต่อถึงกัน ตัวอย่างเช่น จดหมายเสนองานของ HR เริ่มต้นในเเผนก HR (HCM) และก่อนที่จะส่งได้ ฝ่ายการเงินอาจต้องอนุมัติด้านการเงิน (ERP) และเมื่อลงนามแล้ว ฝ่ายไอทีจะต้องจัดเตรียมพนักงานใหม่ (ServiceNow) หากระบบต่างๆ เหล่านี้ไม่ได้เชื่อมต่อกัน อาจส่งผลให้เกิดงานซ้ำซ้อนจำนวนมาก (และอาจเกิดข้อผิดพลาดได้) เนื่องจากข้อมูลจากสัญญาจะถูกป้อนกลับเข้าไปในแต่ละระบบ

นี่คือการผสานรวมที่ลูกค้า DocuSign สามารถจัดลำดับความสำคัญได้โดยเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการพิจารณา CLM ของพวกเขา:

“DocuSign ได้นำเสนอการผสานรวม Salesforce ซึ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับเรา เราต้องการอัปเกรดเป็น CLM เวอร์ชันใหม่ล่าสุด และเมื่อถึงจุดนั้น การรับ Apps Launcher ซึ่งจะมีความสำคัญสำหรับเราในการสร้างการปรับแต่งและโฟลว์ของเอกสาร” - คุณคิม วาร์โก, ธนาคารเเห่งชาติไฟน์มาร์ค

เนื่องจากการผสานรวมที่ราบรื่นระหว่าง Salesforce และ DocuSign CLM ทำให้คุณวาร์โก สามารถสร้างเทมเพลตเอกสารได้ 100 รายการในเวลาเพียงสามสัปดาห์ ซึ่งเป็นกระบวนการที่อาจใช้เวลานานกว่า 3 เดือนถ้ายังเป็นระบบเดิม ปัจจุบันใช้เวลาเพียง 30 นาทีในการสร้างเอกสารสัญญา แทนที่จะใช้เวลา 4 ถึง 5 ชั่วโมงเหมือนก่อน

ธนาคารเเห่งชาติ FineMark ยังใช้ประโยชน์จากการผสานรวม API กับ nCino ดังนั้นการเจรจาสินเชื่อและสัญญาเสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดเกิดขึ้นได้ในระบบเดียว

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการบูรณาการ CLM.

5. คุณจะเลือกผู้จำหน่าย CLM อย่างไร?

คุณอาจคุ้นเคยกับผลประโยชน์ต่างๆของ CLM มาบ้าง แต่โซลูชันบางอย่างถูกสร้างมาไม่เท่าเทียมกัน สิ่งสำคัญคือต้องหาสิ่งที่ตรงกับความต้องการของคุณทั้งในปัจจุบันและในอนาคต รายการตรวจสอบด้านล่างจะแสดงรายละเอียดความสามารถที่สำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อคุณต้องประเมินการใช้งานโซลูชัน CLM

• เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดค่าได้: นี่เป็นหัวใจสำคัญของข้อเสนอ CLM เเบบอัตโนมัติ ดังนั้นอย่าลืมเจาะลึกข้อมูลในส่วนนี้ มองหาโซลูชันที่ช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองได้ โดยต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการรูปเเบบเฉพาะของคุณ
• ความสามารถในการสร้างเอกสาร: ค้นหาโซลูชันที่ช่วยให้คุณสร้างเทมเพลตที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้าได้ ซึ่งจะดึงข้อมูลและภาษาที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าเข้าสู่สัญญาโดยอัตโนมัติ
• การบูรณาการต่างๆ: องค์กรของคุณมีแนวโน้มที่จะใช้ CLM มากขึ้น เมื่อต้องทำงานร่วมกับระบบเดิมที่คุณใช้อยู่แล้ว ค้นหาโซลูชันที่สามารถผสานรวมกับระบบบันทึกหลักของคุณได้ เช่น Salesforce, NetSuite หรือ SAP Ariba
• ความปลอดภัย: ตามหลักการแล้ว โซลูชันนี้ได้รับการรับรองในมาตรฐานด้านกฎระเบียบและอุตสาหกรรมชั้นนำ เช่น ISO 27001:2013, SOC 2 และ FedRAMP
• พื้นที่เก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์: ค้นหาโซลูชันที่เก็บสัญญาไว้ในพื้นที่เก็บข้อมูลที่ควบคุมสิทธิ์ได้ ซึ่งนำไปสู่การจัดระเบียบ การค้นหา และการเข้าถึงที่ดียิ่งขึ้น
• ง่ายในการนำไปใช้งาน: เลือกโซลูชันที่ตรงกับงบประมาณและระยะเวลาของคุณ ยิ่งคุณต้องการการปรับแต่งพิเศษมากเท่าไร คุณก็ยิ่งต้องคาดการณ์ที่จะต้องลงทุนมากขึ้นเท่านั้น
• การสนับสนุนและบริการ: การสนับสนุนและบริการมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำสิ่งต่างๆให้ถูกต้อง และควรได้รับการพิจารณาตรวจสอบอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าจะประสบความสำเร็จ

ต่อไปนี้คือวิธีที่ลูกค้า DocuSign บางรายติดต่อเพื่อคัดเลือกผู้ขาย:

“จริงๆ แล้วฉันใช้ DocuSign เป็น eSignature และโซลูชัน CLM อื่นสำหรับการสร้างเอกสาร แต่ผู้ให้บริการที่ฉันใช้นั้นค่อนข้างยุ่งและใช้เวลานานเกินไปอีกทั้งยังซับซ้อนในการสร้างเวิร์กโฟลว์ รวมถึงยากต่อการเริ่มต้นใช้งานเเละดำเนินงาน มีการสร้างบนแบ็กเอนด์มากเกินไป และในฐานะผู้ดูแลระบบเพียงคนเดียวในองค์กรของเรา ฉันต้องการซอฟต์แวร์ที่มีฟังก์ชันการทำงานที่สัมพันธ์กันแต่ต้องใช้งานได้คล่องตัวมากกว่า

เนื่องจากเราใช้ DocuSign และไว้วางใจองค์กร เราจึงตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้งาน CLM โดยพิเศษเฉพาะ เนื่องจากขั้นตอนเวิรค์โฟลว์ที่แกร่งและยืดหยุ่นมากขึ้นซึ่งง่ายต่อการนำไปใช้งาน DocuSign CLM มีการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่รวดเร็วขึ้น ซึ่งทำให้ตัวเองแตกต่างจากผู้ให้บริการ CLM เดิมของเรา รวมถึงสามารถผสานรวมกับ Salesforce ได้อย่างง่ายดายเหลือเชื่อ ซอฟต์แวร์ทำงานได้อย่างรวดเร็วในขณะที่โซลูชันของคู่แข่งมักยุ่งยากและต้องมีการตั้งค่าแบ็กเอนด์จำนวนมาก ทำให้ DS CLM แตกต่างออกไป” - คุณคิม วาร์โก, ไฟน์มาร์ค แบงก์

“เราได้ดูคู่แข่งของ DocuSign สองสามรายในกระบวนการประเมินของเรา และสิ่งที่เราพบคือมีความยืดหยุ่นในระบบไม่เท่ากันกับสิ่งที่เราต้องการเพื่อให้มั่นใจว่าเหมาะสมกับกรณีการใช้งานของเรา DocuSign โดดเด่นเนื่องจากความสะดวกในการใช้งาน ความยืดหยุ่นในขั้นตอนการทำงาน และความน่าเชื่อถือของแบรนด์เพิ่มเติม” นอกจากนี้ DocuSign e-Signature ยังเป็นที่รู้จักและเป็นแบรนด์ที่มีชื่อเสียงอีกด้วย ความไว้วางใจในองค์กรทำให้เรามั่นใจที่จะเลือก” - คุณมิก มิทเชลล์ หน่วยงานด้านสุขภาพของรัฐออริกอน

6. คุณจะวัดผลตอบเเทน ROI จาก CLM ได้อย่างไร

โซลูชันการจัดการวงจรอายุสัญญาทำให้กระบวนการทำสัญญาเป็นอัตโนมัติและเป็นมาตรฐาน เมื่อสามารถขจัดปัญหาคอขวดที่สำคัญได้แล้ว กระบวนการทำสัญญาก็จะเร็วขึ้นยิ่งขึ้น ดังนั้นข้อตกลงจะปิดงานได้เร็ว ส่งผลต่อเวลาในการสร้างรายได้ ทำให้เกิดประโยชน์ทั่วไปต่างๆ ได้แก่:

• เพิ่มประสิทธิภาพ
• ความเสี่ยงลดลง
• อัตราข้อผิดพลาดลดลง
• ผลผลิตเพิ่มขึ้น
• ทัศนวิสัยที่มากขึ้น
• ประสบการณ์ที่ดีขึ้น

นี่คือประโยชน์บางส่วนที่ลูกค้าของ DocuSign ได้รับเกี่ยวกับผลตอบเเทน ROI หลังจากใช้งาน DocuSign CLM:

“ระยะเวลาในการรับส่งข้อมูลในกระบวนการทำสัญญาด้วยกระดาษอยู่ระหว่าง 60 ถึงมากกว่า 100 วันเพื่อดำเนินการตามคำขอตามสัญญาให้เสร็จสิ้น ขณะนี้เรากำหนดเป้าหมายไว้ที่ 60 วันหรือน้อยกว่าสำหรับการร่างสัญญาใหม่ และ 30 วันหรือน้อยกว่าสำหรับการแก้ไขสัญญา เราได้ลดระยะเวลาที่เราใช้ในการจัดการสัญญาโดยทั่วไปด้วยระบบอัตโนมัติที่ DocuSign CLM มอบให้” - คุณมิก มิทเชลล์ หน่วยงานด้านสุขภาพแห่งออริกอน

“เราเคยใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเริ่มกระบวนการงาน สู่การเปลี่ยนแปลงเพียงแค่คลิกปุ่ม  ผลตอบเเทนROI จาก DocuSign CLM ก็เกิดขึ้นได้ทันทีและสามารถประหยัดทั้งเวลาและเงินได้ตั้งแต่เริ่มต้น” - คุณคิม วาร์โก, ธนาคารเเห่งชาติไฟน์มาร์ค

“Docusign CLM สามารถช่วยให้ฉันและทีมสามารถมุ่งเน้นการบริการได้มากขึ้นด้วยต้นทุนที่ต่ำลง ฉันทำงานได้เร็วขึ้นและสร้างความร่วมมือกันได้มากขึ้น นี่เป็นเพราะการปรับปรุงวงจรของข้อตกลงโดยการเปลี่ยนจากกระบวนการแอนะล็อกที่ล้าสมัย เช่น การติดตามสัญญาการเช่า ให้เป็นเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติแบบดิจิทัลที่ช่วยประหยัดเวลาของพนักงานและลดการพึ่งพาทีมกฎหมายได้” -Drybar

สัมผัสประสบการณ์ Right CLM ด้วยตัวคุณเอง ทดลองใช้ DocuSign ฟรี https://bit.ly/3JhU1Do

หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DocuSign ได้ที่ คลิก