ประสิทธิภาพที่แตกต่าง และผลที่ได้จากการทำงานแบบอะซิงโครนัส(Asynchronous) จาก Smartsheet

ลูกค้าของคุณเพิ่งติดต่อมาเพื่อให้ช่วยจัดการออกแบบรายงานนำเสนอโดยด่วน แต่ตอนนี้เป็นเวลาเลิกงานของคุณที่ลอสแองเจลิสแล้ว คุณจึงส่งมันไปให้กับทีมที่ฮ่องกง เพราะคุณรู้ว่าพวกเขาจะจัดการให้แล้วเสร็จและสามารถส่งกลับมาที่อินบ็อกซ์ของคุณได้ภายในเช้าวันถัดไป นี่แหละคือหัวใจสำคัญของการทำงานแบบอะซิงโครนัส ที่ซึ่งพนักงานสามารถทำงานได้ในช่วงเวลาที่พวกเขาสะดวก

การทำงานแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

การทำงานแบบอะซิงโครนัส คือ การที่สมาชิกในทีมจัดแจงชั่วโมงการทำงานวันต่อวันด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเป็น 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น หรือ จะเร่งทำงานให้เสร็จในสองชั่วโมง ในช่วงเวลาใดก็ได้ของวัน ไม่เกี่ยวว่าทีมของคุณจะทำงานจากระยะไกลทั้งหมด เป็นแบบไฮบริด กระจายตัวอยู่ทั่วโลก หรือจะอยู่ในไทม์โซนเดียวกัน หัวใจหลัก คือ พวกเขาจะต้องมีความยืดหยุ่น และความไว้วางใจซึ่งกันและกันในการทำงานตามตารางเวลาของตนเอง

ในบทความนี้เราจะมาอธิบายข้อดีของการทำงานแบบอะซิงโครนัส และวิธีการเปลี่ยนแนวคิดที่จะช่วยให้การทำงานแบบอะซิงโครนัสเกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้ที่ ไพรเมอร์เชิงลึกเพื่อการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสในทีม

การทำงานของคุณเป็นแบบอะซิงโครนัสอยู่แล้ว (เล็กน้อย)

การทำงานแบบอะซิงโครนัสอาจดูเหมือนการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในด้านจิตใจ และวัฒนธรรมการทำงานของคุณ แต่ที่จริงแล้วมันใกล้ตัวมากกว่าที่คิด ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจเคยทำงานร่วมกับคนที่อยู่ห่างไปอีกซีกโลก จึงไม่ได้คาดหวังให้เขาตอบกลับอีเมลในทันทีทันใด หรือ คุณแท็กเพื่อนร่วมงานใน Google Doc เพื่อรอการประเมินโดยไม่จำเป็นต้องตอบกลับแบบเรียลไทม์เสมอไป หรือคุณอาจเขียนคำลงท้ายในอีเมลว่า “ฉันส่งเอกสารนี้ในเวลาที่ฉันสะดวก คุณสามารถตอบกลับเมื่อไรก็ได้ที่คุณสะดวก” สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นพื้นฐานการทำงานแบบอะซิงโครนัส

ข้อดี 5 ประการของการทำงานแบบอะซิงโครนัส

แม้ว่าเราจะคุ้นเคยกับการทำงานเช่นนี้อยู่แล้ว แต่การทำงานแบบอะซิงค์ฯ ก็ถือเป็นการเปลี่ยนแปลงอย่างหนึ่ง ซึ่งจะมาเปลี่ยนความสำคัญของการทำงานให้เน้นที่จุดมุ่งหมายมากกว่าความรวดเร็วในการตอบกลับ, ความคล่องตัวมากกว่าการหยุดชะงัก และเอกสารมากกว่าการประชุม แต่เมื่อคุณก้าวข้ามการเปลี่ยนแปลงนี้ได้ การทำงานแบบอะซิงค์ฯ จะมอบประโยชน์มากมายให้กับคุณ ซึ่งรวมไปถึงการสร้างความยืดหยุ่นให้พนักงานมีความสุขในการทำงาน ก่อให้เกิดประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น, ทำให้ลูกทีมเลือกทำงานในเวลาที่พวกเขาสะดวกได้, สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความหลากหลายยิ่งขึ้น และอื่นๆ อีกมากมาย

1. เพิ่มความยืดหยุ่นเท่ากับเพิ่มประสิทธิภาพ

จากรายงาน Work Index Report ปี 2022 ไมโครซอฟท์ระบุว่า 85% ของผู้นำกล่าวว่าพวกเขาไม่มั่นใจว่าพนักงานจะยังคงประสิทธิภาพการทำงานไว้ได้ หากเปลี่ยนมาเป็นการทำงานรูปแบบไฮบริด ถึงกับเกิดคำกล่าวขึ้นมาใหม่คือ “ความหวาดระแวงต่อประสิทธิภาพการทำงาน” ซึ่งจากการศึกษาพบว่า “เหล่าผู้นำกลัวจะเสียประสิทธิภาพการทำงานเนื่องจากพนักงานไม่ทำงาน, ถึงแม้ว่า ชั่วโมงการทำงาน, จำนวนการประชุม, และกิจกรรมอื่นๆ จะเพิ่มขึ้นก็ตาม”

ทั้งนี้ ข้อมูลจากรายงานข้างต้นแสดงให้เห็นว่า “ความหวาดระแวงต่อประสิทธิภาพการทำงาน” เป็นเพียงแค่ “ความหวาดระแวง” เท่านั้น ประสิทธิภาพการทำงานนั้นเพิ่มมากขึ้น หรือไม่ก็คงเดิมมาตลอดตั้งแต่ที่ทั่วโลกได้เปลี่ยนมาเป็นการทำงานระยะไกลและแบบไฮบริด นักเศรษฐศาสตร์ยังระบุว่า การทำงานระยะไกลกลับช่วยกระตุ้นการเติบโตทางเศรษฐกิจมากขึ้นด้วยซ้ำ

ยิ่งไปกว่านั้น รายงานของ Gartner ในปี 2021 ระบุว่า พนักงานกว่า 10,000 คน คิดว่าการเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานมีส่วนในการเพิ่มประสิทธิภาพมากที่สุด (อ้างอิงจาก 43% ของผู้ตอบแบบสอบถาม) และตามด้วยเวลาการเดินทางที่ลดลง (30%) ซึ่งล้วนเป็นกรณีของการทำงานแบบอะซิงโครนัสที่เน้นความยืดหยุ่นและความเชื่อใจระหว่างคนในทีมทั้งสิ้น

ความเชื่อใจนี้เมื่อจับคู่กับเอกสารที่มีความชัดเจน สร้างความรู้สึกอิสระให้แก่พนักงาน ส่งผลให้เกิดการทำงานอย่างรวดเร็วไม่มีการลังเลเกิดขึ้น และด้วยข้อมูลที่เพียบพร้อมประกอบกับเครื่องมือการทำงานที่จำเป็นทั้งหมด แทนที่จะต้องรอการตอบกลับจากทีมคนอื่นๆ พนักงานจึงสามารถทำงาน และตัดสินใจกับสถานการณ์สำคัญๆ ได้อย่างมั่นใจ

2. เมื่อรอบคอบมากขึ้น ก็โต้ตอบน้อยลง

เมื่อเพื่อนร่วมงานของคุณอยู่ที่ฮ่องกง แต่ตัวคุณอยู่ที่ลอสแองเจลิส เป็นธรรมดาที่คุณจะไม่คาดหวังให้เขาตอบกลับคุณในทันที วิธีการทำงานแบบอะซิงโครนัส พนักงานจะมีเวลาคิดไตร่ตรองคำตอบให้ตรงประเด็นมากขึ้นแทนการโต้ตอบแบบทันทีทันใด

การประชุมของคุณที่ต้องเข้าซ้ำๆ ในตารางงาน 9 โมงถึง 5 โมงนั้น หากทำงานแบบอะซิงโครนัสก็ไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมตลอดแบบเดิม แน่นอนว่ายังมีการประชุมอยู่ แต่จะเป็นการประชุมสำหรับเรื่องที่มีความซับซ้อน ต้องใช้การระดมความคิด และการปรึกษาในรายละเอียดเชิงลึกเท่านั้น ส่วนเรื่องแสตนด์อัพ ก็เปลี่ยนเป็นการเขียนอัพเดตแทนการต้องเจอแบบตัวต่อตัวได้

3. การทำงานแบบอะซิงค์ฯช่วยเพิ่มสภาวะโฟลว์ (Folw State)

คุณจะโฟกัสกับงานได้อย่างไรหากปฏิทินการทำงานนั้นแน่นเอี้ยดไปหมด ไหนจะไดเร็คแมสเสจไหนจะอีเมลมากมายในอินบ็อกซ์ของคุณอีก

การเปลี่ยนแปลงทางความคิดนี้ หรือที่เรียกว่า “การสลับบริบท” (สับเปลี่ยนระหว่าง Tasks กับ Apps หรือ ระหว่างงานตามโครงการกับการประชุม) ไม่เพียงเสียเวลาแต่ยังขัดขวางการเข้าถึงสภาวะโฟลว์อันจำเป็นในการบรรลุเป้าหมายให้มากขึ้นด้วย Inc.com ระบุว่า ต้องใช้เวลาถึง 23 นาทีในการฟื้นฟูให้กลับมาโฟกัสได้จากสิ่งรบกวนต่างๆ

หากมีเวลาต่อเนื่องในการทำงานเชิงลึกเพิ่มขึ้น เราจะสามารถเข้าสู่สภาวะโฟลว์ ซึ่งเป็นสภาวะที่นักจิตวิทยาอย่าง Mihaly Csikszentmihalyi และ Jeanne Nakamurat นิยมใช้เมื่อพูดถึงการโฟกัสอย่างลึกซึ้งเวลาเราจดจ่ออยู่กับงาน จนถึงขั้นที่ไม่มีอะไรจะมารบกวนได้ การศึกษาของ Csikszentmihalyi และอื่นๆ เปิดเผยว่าคนที่เข้าถึงสภาวะโฟลว์บ่อยๆ จะมีความสุขมากกว่า

4. พนักงานอะซิงโครนัสจะได้ทำงานในแบบที่พวกเขาถนัดที่สุด

นอกเหนือไปจากการสร้างความยืดหยุ่นในการทำงานให้แก่ทีมแบบไฮบริด, ทีมที่อยู่ระยะไกล, และทีมที่แตกต่างกันทางภูมิภาคแล้ว อะซิงโครนัสยังเป็นวิธีที่ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานตามเวลา และสไตล์ที่พวกเขาถนัดได้ด้วย ตัวอย่างเช่น คนบางคนอาจจะถนัดทำงานตอนเช้า ขณะที่บางคนชอบทำงานตอนกลางคืนมากกว่า ทั้งนี้มีบทความมากมายที่พูดถึงเรื่องการแฮกประสิทธิภาพการทำงานของคุณให้เพิ่มมากขึ้นด้วยการทำงานตามวงจรเซอร์คาเดียน (circadian rhythm) หรือ ลักษณะโครโนไทป์ (cronotype) ของแต่ละคน ทั้งจากผู้ขายที่นอนรายย่อยไปจนถึงแพลตฟอร์มอัตโนมัติ

นอกเหนือจากการแฮกประสิทธิภาพการทำงานตามวงจรเซอร์คาเดียน ความยืดหยุ่นของการทำงานแบบอะซิงโครนัสยังเอื้อประโยชน์ต่อพนักงานที่เป็นพ่อแม่และผู้ดูแลอีกด้วย ทำให้พวกเขามีความสุข และมีมีส่วนร่วมในการทำงานมากขึ้น

เมื่อพนักงานมีความสุขในการทำงาน ไม่ว่าจะเพราะสภาวะโฟลว์ หรือเพราะงานกับชีวิตส่วนตัวที่บาลานซ์มากขึ้นก็ตาม ศักยภาพในการทำงานก็จะดีขึ้นตามไปด้วย การศึกษาหนึ่งที่นำโดย Saïd Business School ของมหาวิทยาลัยออกซ์ฟอร์ด และ บริษัทโทรคมนาคมข้ามชาติของอังกฤษ หรือ BT พบว่า พนักงานที่มีความสุขจะมีศักยภาพเพิ่มขึ้นถึง 13% เป็นที่ทราบกันดีว่าพนักงานยิ่งมีความสุขยิ่งส่งผลงานเปล่งประกายสู่ภายนอก ยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าและมีผลเชิงบวกต่อผลกำไรในที่สุด

5. การทำงานแบบอะซิงโครนัสส่งผลดีต่อสมาชิกทีมทุกประเภท

การทำงานแบบอะซิงค์ส่งผลดีต่อคนทุกประเภท ตั้งแต่คนที่เงียบเชียบไปถึงคนที่คอยเสนอไอเดียแปลกใหม่อยู่เสมอ รวมไปถึงคนที่ทำงานได้ดีกว่าเมื่อได้ออกไปทำงานข้างนอกออฟฟิศ ด้วยความสามารถในการจัดจ้างคนจากทุกที่ทั่วโลก ทีมที่ทำงานแบบอะซิงโครนัสส่วนใหญ่จะมีความรอบรู้และมีมุมมองที่หลากหลายมากกว่า

คุณคงเคยประสบกับไดนามิกแบบนี้มาบ้างในการประชุมทีม เช่น ยิ่งสมาชิกทีมที่เป็นคนชอบเข้าสังคมและพูดเก่ง คอยเสนอไอเดียและตอบสนองอย่างรวดเร็วมากเท่าไหร่ ไอเดียของสมาชิกที่มีนิสัยชอบรวบรวมความคิดก่อนจะตอบสนองมักจะถูกกลบไปเงียบๆ อย่างไรก็ตาม การศึกษาพบว่าวิธีทำงานแบบอะซิงโครนัสจะช่วยมอบพื้นที่ให้แก่คนที่ชอบเก็บตัวเหล่านี้ได้ส่งเสียงของพวกเขาให้ดังมากขึ้น

ในหนังสือของ Susan Cain ชื่อ Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking เธอได้กล่าวถึงรายละเอียดของงานกลุ่มของโรงเรียนธุรกิจฮาร์วาร์ดชิ้นหนึ่งชื่อว่า “Subarctic Survival Situation” ซึ่งในกลุ่มนักเรียนจะต้องจัดอันดับสิ่งของที่จะใช้เอาชีวิตรอดจากสถานการณ์เครื่องบินตก ผู้เข้าร่วมที่พูดเก่งที่สุดสามารถโน้มน้าวให้กลุ่มนักเรียนเลือกของใช้ที่มีความจำเป็นน้อยในการเอาตัวรอดได้สำเร็จ ทั้งๆ ที่มีผู้เชี่ยวชาญในการเอาตัวรอดคอยให้ข้อมูลที่ถูกต้องแก่พวกเขา โดยผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวเสนอข้อมูลในลักษณะเรียบๆ ไม่กระโตกกระตาก

เพียงแค่มีการแชร์เอกสาร และเครื่องมือที่เกี่ยวข้อง การทำงานแบบอะซิงโครนัสจะช่วยให้ทุกคนสามารถรวบรวมความคิด ซึ่งมักจะจุดประกายไอเดียจากคนข้างๆ เราที่ไม่ค่อยพูดเท่าไรนักได้ และเมื่อมีพื้นที่ทำงานที่เพิ่มขึ้นให้แก่คนที่ชอบทำงานดึก และเหล่าคนชอบเก็บตัวทั้งหลายก็มีแนวโน้มช่วยขยายศักยภาพของพนักงานให้มากขึ้นกว่าที่เคย ควบคู่ไปกับมุมมองสดใหม่จากแรงงานทั่วโลก สมาชิกทีมทุกประเภทจะได้รับแรงสนับสนุนที่ดีจากสภาพแวดล้อมการทำงานแบบอะซิงโครนัสอย่างแน่นอน

เป็นผู้นำการปฏิวัติวัฒนธรรมองค์กรแบบอะซิงโครนัสด้วยการทำเป็นแบบอย่าง

สำหรับพวกเราที่คุ้นเคยกับการส่งข้อความอย่างรวดเร็วผ่าน Slack หรือเคยใช้วิธีจัดประชุมเพื่อพูดคุยปรึกษา การปรับใช้การทำงานแบบอะซิงโครนัส คือ การเปลี่ยนแนวคิด และเปลี่ยนวัฒนธรรมสำหรับองค์กร แต่การเปลี่ยนแปลงนี้สามารถทำได้แบบค่อยเป็นค่อยไป เช่น คอยส่งข้อความทาง meeting notes ในการทำงานกับพนักงาน, ใช้วิธีการเขียนบอก (แทนการพูดคุย, และบันทึกการประชุมเพื่อให้สมาชิกทีมดูได้ ทั้งหมดนี้เป็นเพียงตัวอย่าง2-3 วิธีในการนำการปฏิวัติ

พร้อมจะเปลี่ยนมาทำงานแบบอะซิงโครนัสแล้วหรือยัง?

ใช้เครื่องมือที่สนับสนุนการทำงานรูปแบบนี้ได้โดยการสร้างการมองเห็นแบบเรียลไทม์จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์มากขึ้น และเร็วขึ้นด้วย ไม่ว่าทีมของคุณจะทำงานจากที่ไหนเมื่อไหร่ก็ตาม

Smartsheets คือโปรเจคนำสมัยและโซลูชั่นช่วยจัดการงานที่จะมอบอำนาจในการติดตาม, จัดการ, และรายงานการปฏิบัติงานทั้งหมดในองค์กรให้แก่คุณ โดยไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนออนไลน์พร้อมกัน คลิกที่นี่ เพื่อติดต่อทีมของเรา