5 ช่วงเวลาศูนย์เปล่าที่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของทีมลดลง ซึ่งคุณสามารถปรับให้เป็นอัตโนมัติได้!

เมื่อความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ใหญ่ขึ้น แต่จำนวนพนักงานแต่ละแผนกกลับน้อยลง ในองค์กรขนาดใหญ่ ผู้นำธุรกิจจึงถูกท้าทายให้ต้องทำอะไรได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง แม้จะพยายามอย่างดีที่สุดแล้ว ก็ยังเป็นเรื่องง่ายที่ประสิทธิภาพการทำงานจะล้มเหลว เมื่อการประชุมและกิจวัตรในที่ทำงานที่ทำให้เสียเวลายังคงดำเนินต่อไป

งานทั่วไปที่ไม่ก่อให้เกิดผลและอาจทำให้พนักงานใช้เวลากับงานหลักได้ไม่เต็มที่ จากการวิจัยชี้ให้เห็นว่าใน 8 ชั่วโมงต่อวัน พนักงานโดยเฉลี่ยจะมีผลงานเพียง 3 ชั่วโมงต่อวันเท่านั้น ตามรายงานของ Thrive Global

ต่อไปนี้ คือตัวอย่าง 5 ช่วงเวลาที่ศูนย์เปล่า ที่ทำลายประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณ แทนที่การสร้างสรรค์และนวัตกรรม แต่มีสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยให้พวกเขาทำงานได้เต็มที่สำเร็จมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. หมั่นเช็คอีเมลสม่ำเสมอ

ทีมของคุณใช้เวลากับอีเมลมากกว่าที่คิดหรือไม่? Harvard Business Review รายงานว่า

ผู้เชี่ยวชาญโดยเฉลี่ยใช้เวลา 28% ของวันทำงานในการอ่านและตอบอีเมล โดยพนักงานประจำโดยเฉลี่ยใช้เวลา 2.6 ชั่วโมง และได้รับข้อความ 120 ข้อความต่อวัน ถึงแบบนั้นอีเมลก็ดูเหมือนจะไม่คืบหน้าเลย ตามรายงานของ State of Enterprise Collaboration แม้จะมีการนำเครื่องมือมาช่วยสำหรับการทำงานร่วมกันมาใช้อย่างรวดเร็ว แต่ผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านไอทีก็ยังพบว่า 58% มีการใช้อีเมลเพิ่มขึ้นที่บริษัทของตน

ทีมของคุณเสียเวลาไปกับอีเมลเป็นสิ่งที่ไม่น่าเกิดขึ้น บางทีพวกเขาอาจกังวลว่าจะมีคนต้องการอะไรจากพวกเขา และพวกเขาไม่ต้องการปล่อยให้คนที่กำลังรอความช่วยเหลืออย่างเร่งด่วนต้องรอคอย หรือกำลังรอข้อมูลจากคนอื่น จึงคอยกลับมาตรวจสอบอยู่เสมอ หรือบางทีคุณอาจตั้งความคาดหวังว่าจะสามารถติดต่อได้ทันทีทางอีเมล

เเพลตฟอร์มการจัดการประสานงานร่วมกัน (CWM :Collaborative work management) สามารถช่วยลดการพึ่งพาอีเมลในการจัดการโครงการโดยให้พื้นที่แก่ทีมในการจัดระเบียบและจัดการงานนอกกล่องจดหมาย ตามรายงานของบริษัทด้านการวิจัยและวิเคราะห์เทคโนโลยี IT ชื่อดังของสหรัฐฯ The Forrester Wave™: หัวข้อเครื่องมือการจัดการการทำงานร่วมกันขององค์กรสำหรับองค์กร ไตรมาสที่ 4 ปี 2018 แพลตฟร์ม CWM “ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างพื้นที่ทำงานที่วางแผนและติดตามความคืบหน้าสำหรับทั้งกิจกรรมที่ขับเคลื่อนด้วยกระบวนการที่ทำซ้ำได้ และเวิร์กสตรีมจัดระเบียบโครงการของกลุ่มงานที่แตกต่างกันที่ขับเคลื่อนด้วยสิ่งประดิษฐ์ ช่วยให้ทีมต่าง ๆ สามารถวางแผนตามสั่งเฉพาะและทำงานร่วมกันในแบบที่เหมาะกับพวกเขา”

2. เข้าร่วมการประชุมเพื่ออัพเดตสถานะ

ทีมของคุณใช้เวลาเท่าใดในการประชุมอัปเดตสถานะที่ไม่มีประสิทธิภาพ คุณรู้เรื่องนั้นดี ทุกคนเข้าไปในห้องเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่ อัพเดทโปรเจกต์ และสิ่งที่พวกเขากำลังจะทำต่อไป ในขณะที่ต้องสละเวลาจากการทำงานจริง หากคุณให้ทีมของคุณใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงเพื่อการอัปเดตเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ ที่อาจเกี่ยวข้องหรือไม่เกี่ยวข้องกับงานที่พวกเขากำลังทำอยู่ ถึงเวลาแล้วที่จะพิจารณาวิถีทางของคุณใหม่ แพลตฟอร์มการปฏิบัติงานอย่าง Smartsheet สามารถช่วยแสดง สถานะของทุกองค์ประกอบของโครงการได้ในที่เดียว โดยไม่ต้อให้ทุกคนเข้ามาเพื่ออัพเดทในประชุมทุกวัน

ไม่เพียงนั้น แต่ด้วย Smartsheet คุณยังสามารถทำ คำขออัปเดตสถานะแบบอัตโนมัติ ได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นผู้ที่ทำงานร่วมกันสามารถทราบได้ทันทีว่าคุณต้องการข้อมูลใด และจะใส่ข้อมูลดังกล่าวไว้ที่ใด คุณยังสามารถสร้างรายงานสถานะที่ส่งไปยังผู้ถือผลประโยชน์ร่วมโดยอัตโนมัติ ในแต่ละสัปดาห์เพื่อแสดงให้พวกเขาเห็นว่าโครงการของคุณดำเนินไปตามแผน

3. เตือนผู้คนเมื่อถึงกำหนดเวลา

คุณหรือสมาชิกในทีมของคุณใช้เวลาในการเตือนผู้คนถึงกำหนดเวลาส่งงานที่กำลังจะมาถึงและต้องตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่างานเป็นไปตามแผนหรือไม่? สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ทำให้ปริมาณอีเมลที่ไม่สำคัญมีปริมาณมากขึ้น แต่ยังเป็นการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์อีกด้วย มีวิธีช่วยให้ทีมและผู้ร่วมงานข้ามสายงานของคุณทำงานตามกำหนดเวลาได้ คุณสามารถ สร้างการแจ้งเตือนอัตโนมัติใน Smartsheet ตามเหตุการณ์สำคัญ หรือวันครบกำหนดที่กำหนดไว้ในแผนโครงงานและกำหนดการ เนื้อหาปฏิทินทางการตลาด แผนการเปิดตัวผลิตภัณฑ์, ตัวอย่างเช่น คุณสามารถให้ Smartsheet ส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติไปยังผู้ที่รับผิดชอบและมีหน้าที่ต่องานสามวันก่อนถึงกำหนด และในวันที่ครบกำหนดได้

4. การค้นหาข้อมูล

การค้นหาข้อมูลที่พวกเขาต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงอาจเป็นการเสียเวลาอย่างมากสำหรับทีมของคุณ พนักงานโดยเฉลี่ยใช้เวลา 36% ของวัน ในการค้นหาและรวบรวมข้อมูล อ้างอิงจากนิตยสารเว็บไซต์ชื่อดัง CMS Wire แต่ 44% มักจะหาข้อมูลไม่พบ มีวิธีหนึ่งที่รับข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการหรือจัดการกระบวนการให้สมบูรณ์ได้ในที่เดียว ตามรายงานของบริษัทด้านการวิจัยและวิเคราะห์เทคโนโลยี IT ชื่อดังของสหรัฐฯ The Forrester Wave™ แพลตฟอร์ม CWM “ช่วยทำหน้าที่เป็นระบบบันทึกการทำงานสำหรับทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่มีส่วนร่วมในการสร้างเนื้อหาดิจิทัล” แพลตฟอร์ม CWM ยังสามารถรวมเข้ากับการจัดการแก้ปัญหาเนื้อหาต่าง ๆ เช่น Box, Google Drive และ Microsoft One Drive for Business เนื้อหาที่ถูกอัพเดทจึงเชื่อมโยงกับแนวทางการทำงานให้พร้อมใช้งานได้ง่ายสำหรับทั้งทีม เพื่อช่วยลดการเสียเวลาในการค้นหาไฟล์แนบในอีเมล

5. ตอบสนองต่อภาวะที่ถูกขัดขวาง

ตามที่สมาคมจิตวิทยาแห่งสหรัฐอเมริกากล่าวว่า "แม้แต่ช่วงสั้นๆ ของจิตใจที่ถูกขัดขวางจากการสลับสับเปลี่ยนระหว่างงานต่างๆ อาจทำให้เสียเวลามากถึง 40% ของเวลาในการทำงานของใครบางคน" การขัดจังหวะเหล่านี้บางส่วนอาจเป็นลักษณะทางสังคมมากกว่า แต่มักเกิดขึ้นในรูปแบบของการค้นหาข้อมูล คำขออัปเดตสถานะโครงการ หรือการพยายามติดตามการอนุมัติเพื่อให้โครงการเดินหน้าต่อไป

ด้วย การทำซ้ำโดยอัตโนมัติ, งานที่ใช้แรงงานโดยบุคคล เช่น การอนุมัติ การอัปเดตสถานะ และการแจ้งเตือน ทีมของคุณสามารถช่วยลดการขัดจังหวะเหล่านั้นได้ ผู้คนสามารถตอบสนองเมื่อมีช่วงเวลาโดยที่ไม่ถูกขัดจังหวะได้ดี นอกจากนี้คุณยังอาจต้องการสร้างและสื่อสารช่วงเวลา"ปราศจากการขัดจังหวะ" กับทีมของคุณ เพื่อให้พวกเขาสามารถมีเวลาสำหรับการทำงานเชิงลึกได้

เพิ่มเวลาให้กับงานที่มีมูลค่าสูง

ลองดูทีมของคุณที่กำลังสูญเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ และดูว่ามีทางแก้ปัญหาใดที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อช่วยให้พวกเขาได้เวลากลับคืนมาสำหรับงานที่มีมูลค่าสูง ไม่เพียงแต่ทีมของคุณจะมีความสุขมากขึ้น แต่ยังสร้างประสิทธิภาพได้มากขึ้นอีกด้วย

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Smartsheet ได้ที่นี่ หรือต้องการทดลองใช้งาน Smartsheet แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันได้ฟรี 30 วันคลิก